4 spørgsmål, der giver feedback på afslag

Mailen kom tirsdag formiddag og fyldte tre linjer: tak for din interesse, vi har valgt en anden kandidat, held og lykke fremover. Du sidder tilbage med en fornemmelse af, at du kunne have gjort noget anderledes — men uden at vide hvad. Feedback på afslag er sjældent noget, du får automatisk. Det er noget, du skal bede om, og måden, du spørger på, afgør, om du får et høfligt standardsvar eller noget, du rent faktisk kan bruge i din næste ansøgning.

Herunder finder du fire spørgsmål, du kan stille, når du følger op på et afslag. De er formuleret, så de er hurtige at svare på — også for en travl leder, der lige har læst hundrede ansøgninger og er gået videre til den næste opgave.

Derfor får du sjældent en rigtig begrundelse

Et standardafslag er ikke en vurdering af dig som person. Det er som regel en praktisk konsekvens af, at der var mange ansøgere, at beslutningen blev truffet af flere personer i fællesskab, og at en skriftlig begrundelse kan opleves som noget, man senere kan blive holdt fast på. Mange arbejdsgivere vælger derfor den korte formulering til alle.

Det betyder ikke, at der ikke er noget at hente. Det betyder, at du selv skal gøre det let for modtageren at svare dig. Jo mindre du beder om, jo større er chancen for, at nogen finder tid til at skrive tilbage.

Tre ting, der afgør, om du overhovedet får svar

• Timing: Skriv inden for få dage efter afslaget, mens processen stadig er frisk i modtagerens hukommelse. Efter et par uger er både kandidater og samtaler smeltet sammen.
• Modtager: Skriv til den konkrete person, du har været i kontakt med — typisk den ansættende leder eller kontaktpersonen fra opslaget — frem for en fælles postkasse, hvor henvendelsen let bliver liggende.
• Længde: Hold din henvendelse på under ti linjer. En kort mail med ét eller to spørgsmål bliver besvaret langt oftere end en lang mail med fem.

De fire spørgsmål

Du behøver ikke stille alle fire. Vælg de to, der er mest relevante for netop den stilling og den proces, du har været igennem. Kom du til samtale, er spørgsmål 1 og 3 mest oplagte. Fik du afslag allerede på ansøgningen, er spørgsmål 2 typisk mest brugbart.

1. Hvad vejede tungest, da I valgte kandidat?

Det er et åbent spørgsmål, der ikke beder nogen om at kritisere dig. Det beder dem om at beskrive deres egen prioritering, og det er langt nemmere at svare på. Et svar i stil med “vi havde brug for en, der kunne overtage opgaven uden oplæring” fortæller dig, om du manglede noget konkret, eller om du simpelthen var nummer to i et tæt felt.

2. Var der noget i min ansøgning, I var i tvivl om?

Her leder du efter de uklarheder, du selv skaber uden at opdage det: et hul i cv’et, et brancheskift, der ikke er forklaret, en kort ansættelse eller en formulering, der kan læses på to måder. Det er den type feedback, du kan nå at rette allerede i din næste ansøgning — og som ofte går igen fra sted til sted.

3. Hvilken type profil endte I med at gå efter?

Spørg til profilen, ikke til personen. Ingen kan eller skal fortælle dig noget om en anden ansøger, men de fleste vil gerne beskrive, hvilken retning valget gik i. Svaret hjælper dig med at vurdere, om du søger den rigtige type stillinger, eller om du rammer lidt ved siden af det, opslagene reelt efterspørger.

4. Vil I gerne høre fra mig igen, hvis der dukker en lignende stilling op?

Spørgsmålet har to formål. Du får et brugbart svar — enten ja, nej eller tavshed — og du holder samtidig døren på klem uden at virke anmassende. Nogle arbejdsgivere gemmer ansøgninger fra kandidater, de var tæt på at vælge, og et venligt afslag er ikke nødvendigvis det sidste, du hører fra dem.

Kort skabelon til henvendelsen

Tak for svaret. Jeg er ærgerlig, men jeg forstår beslutningen. Hvis du har to minutter, vil jeg gerne blive klogere til næste gang: Hvad vejede tungest, da I valgte? Og var der noget i min ansøgning, I var i tvivl om? Alt, hvad du kan sige, er nyttigt — og jeg forventer ikke en lang forklaring.

Pro-tip: Spørg aldrig “hvorfor valgte I mig ikke?”. Det lyder som en anfægtelse af beslutningen og udløser næsten altid et defensivt standardsvar. Spørg i stedet, hvad der vejede tungest — så beder du om en beskrivelse i stedet for et forsvar.

Hvad du gør med svaret

• Skriv svaret ned, så ordret som du kan huske det. Din hukommelse omskriver hurtigt et neutralt svar til noget hårdere, end det var.
• Led efter mønstre på tværs af flere afslag. Ét svar er én persons vurdering. Tre svar, der peger samme vej, er et signal, du bør tage alvorligt.
• Skil det, du kan ændre, fra det, du ikke kan. Opbygningen af din ansøgning, dine eksempler og måden, du beskriver din erfaring på, kan du arbejde med. Antallet af år i en bestemt branche kan du ikke.
• Kvittér med én linje: tak for svaret, det kan jeg bruge. Det koster ingenting og efterlader et ordentligt indtryk.
• Ret én ting ad gangen i din næste ansøgning, så du kan se, hvad der gør en forskel.

Når svaret udebliver

Mange henvendelser bliver aldrig besvaret. Det er normalt og siger ikke noget om kvaliteten af din ansøgning. Ryk højst én gang, og læg det derefter bag dig — en jobsøgning tåler ikke, at du bruger din energi på de døre, der allerede er lukket.

Du kan finde brugbar feedback andre steder end hos arbejdsgiveren. Bed en person, du kender fra branchen, om at læse din ansøgning igennem og sige, hvad vedkommende tror, du kan. Læg dine egne ansøgninger væk en uge, og læs dem igen med friske øjne. Og sammenlign din tekst med opslagets ordlyd punkt for punkt: svarer du tydeligt på det, de faktisk beder om, eller skal læseren selv gætte sig frem?

Kort opsummering

• Et standardafslag er standard — ikke en personlig vurdering. Vil du have mere, skal du selv spørge.
• Skriv kort, hurtigt og til den rigtige person. Stil højst to spørgsmål ad gangen.
• Brug åbne spørgsmål om deres prioritering frem for spørgsmål, der beder om et forsvar.
• Handl kun på det, der går igen på tværs af flere afslag, og ret én ting ad gangen.
• Får du intet svar, så gå videre, og søg feedback i dit eget netværk i stedet.

En sidste bemærkning: Oplever du, at et afslag er begrundet i for eksempel alder, køn, etnisk baggrund, handicap, religion eller graviditet, handler det ikke længere om feedback, men om ligebehandling. Kontakt i så fald din fagforening, din tillidsrepræsentant eller en advokat, som kan vurdere sagen konkret og rådgive dig om dine muligheder.